Política de Retenção de Dados

Esta Política de Retenção e Descarte de Dados detalha por quanto tempo a URSO PARDO COMERCIAL E TECNOLOGIA LTDA, CNPJ nº 45.548.780/0001-47 ("Urso Pardo", "Cuidaro", "nós"), mantém cada categoria de dado tratado na plataforma Cuidaro, complementando a seção 9 da Política de Privacidade.

1. Princípio geral

Mantemos dados pessoais apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade que motivou sua coleta, observadas obrigações legais de guarda mínima (por exemplo, fiscal) que podem exigir retenção mesmo após o fim do uso operacional do dado.

De quem é a responsabilidade pela guarda fiscal. No caso específico de documentos fiscais (NFS-e/NFC-e), a obrigação legal de guarda pelo prazo exigido pela legislação tributária é do contribuinte — ou seja, da Empresa-Cliente que emitiu o documento — e não do Cuidaro. Mantemos esses documentos disponíveis na Plataforma pelo mesmo prazo como conveniência operacional (tabela abaixo), mas essa disponibilização é um serviço adicional, não uma garantia de guarda fiscal em nome da Empresa-Cliente. A Empresa-Cliente deve manter sua própria cópia/backup dos documentos fiscais, independente da retenção feita pelo Cuidaro. Essa divisão de responsabilidade também consta nos Termos de Uso, seção 6.

2. Prazos por categoria de dado

Categoria de dado	Prazo de retenção	Base do prazo
Dados de cadastro e conta da Empresa-Cliente e de Usuários	Enquanto a assinatura estiver ativa	Execução do contrato
Documentos fiscais emitidos (NFS-e/NFC-e) e seus dados de suporte	Mínimo de 5 anos a partir da emissão	Prazo decadencial/prescricional da legislação tributária
Dados de cobrança e histórico de pagamento da assinatura	5 anos após o encerramento da conta	Guarda de documento fiscal/contábil e defesa em eventual disputa
Registros de acesso e logs de auditoria (ActivityLog)	Mínimo de 6 meses	Marco Civil da Internet, art. 15 (guarda de registro de acesso a aplicações)
Dados inseridos pela Empresa-Cliente sobre seus Clientes Finais (contatos, vendas, contratos de serviço)	Enquanto a assinatura estiver ativa; após o encerramento, conforme prazo do item abaixo	Instrução da Empresa-Cliente, na condição de Controladora (seção 8 da Política de Privacidade)
Dados após encerramento da conta de uma Empresa-Cliente	Até 90 (noventa) dias corridos após o encerramento, para viabilizar reativação ou exportação de dados a pedido, salvo prazo legal maior aplicável (ex.: fiscal)	Legítimo interesse operacional, limitado no tempo
Dados de leads/formulários sem conversão em cliente	Até solicitação de exclusão, ou por prazo razoável de acompanhamento comercial	Consentimento / legítimo interesse
Cookies de desempenho e campanha	Conforme prazo de expiração de cada cookie, detalhado na Política de Cookies	Consentimento

3. O que acontece ao fim do prazo

Ao fim do prazo de retenção aplicável, o dado deve ser eliminado ou anonimizado, de forma que deixe de identificar a pessoa titular, exceto quando sua manutenção for exigida por obrigação legal ainda vigente (por exemplo, documento fiscal dentro do prazo de guarda).

4. Status atual da execução técnica deste prazo

Aviso de transparência: os prazos acima descrevem a política que pretendemos seguir, mas a Plataforma ainda não possui uma rotina automatizada que aplique esses prazos (expurgo ou anonimização automática). Hoje, a exclusão de dados é feita manualmente, mediante solicitação ao nosso Encarregado de Dados (rdomingos@ursopardo.com.br), e a aplicação sistemática destes prazos está registrada como item de desenvolvimento em andamento (ver item de backlog "Ferramenta de expurgo/anonimização de dados" no nosso plano de conformidade interno). Enquanto essa automação não existe, cada solicitação de exclusão é tratada individualmente, respeitando as retenções legais obrigatórias listadas na tabela acima.

5. Solicitação de exclusão antecipada

Titulares de dados podem solicitar a exclusão de seus dados antes do fim do prazo de retenção padrão, nos termos do art. 18 da LGPD. Atenderemos ao pedido sempre que não houver obrigação legal de manutenção do dado (como retenção fiscal obrigatória) que impeça a exclusão imediata.

6. Contato

Dúvidas sobre esta política podem ser enviadas para ursopardo@ursopardo.com.br ou diretamente ao nosso Encarregado de Dados, Rafael Domingos (rdomingos@ursopardo.com.br).